从一张贴错的编号开始
二月二十六日晚上十一点半，我把 014 号档案袋从架子上取下来。袋口没封好，里面的图版滑出来两张。第一张背面用铅笔写着“014-B”，第二张写的是“014”。我翻到正面，比对编号。
不对。两张的正面编号都是 014-B。铅笔字写错了，或者写的时候拿错了笔。
这是这周第三次遇到编号不符。前两次我以为是抄录时的笔误，改过来就放下。这次不一样。014-B 这个编号在不同的图版上出现了两次，意味着有一张被贴错了袋。我把两张摊在桌上，灯调到最亮，看左下角的角标。
角标是印刷体，很小，需要凑近才看得清。第一张是“M-014-2”，第二张是“M-014-1”。顺序反了。也就是说，装袋的时候，后一张被放到了前面。这种错误在纸质档案里很常见，但出现在图库的电子索引里，就会变成两个不同的收录条目。
我打开电脑，查看电子索引。果然，014-B 在两个不同的缩略图下各挂了一个条目。一个显示收录日期是 2019 年 5 月，另一个是 2022 年 11 月。两次录入，相隔三年半，录的是同一张图。
于是我开始做一次完整的核对
核对的工作量比我预计的大。目录里一共 214 个收录条目，按编号排序，每个条目对应一张图版和一个缩略图。我先把纸质图版的编号抄到一张纸上，再跟电子索引逐条对照。第一遍下来，找出 9 处不一致。
9 处里，有 3 处是编码录入错误，比如把 114 打成 141。有 4 处是重复条目，同一个图版挂了两个编号。剩下 2 处比较麻烦，纸质图版在，电子索引里没有。也就是说，这两张图一直没有被正式收录。
其中一张的背面写着一行字：“此件请勿外借，林。”字迹很轻，铅笔写的。林师傅是 1998 年到 2006 年之间负责整理的人，我只在旧记录里见过他的名字。这行批注没有日期，但从纸的质感和字迹看，应该是九十年代末的事。
我把这两张图拍下来，补进了索引。编号按角标重新排，分别是 087-C 和 088-A。补录的日期写的是今天，备注里注明“原图版存于 014 号袋，无电子索引记录”。
做完这些，已经是凌晨两点。我关灯前又看了一眼那两张图版。图的内容很普通，是一份旧目录的翻拍，翻得有点歪。但背面那行字让我想了一会儿。林师傅写“请勿外借”的时候，大概也没想到这两张会从索引里消失十几年。
收录不是把东西放进柜子。收录是让它能被找回来。找不回来的收录，等于没有收录。
关于编号和标签的一个判断
整理这些条目的时候，我一直在想一个问题：一个图库到底该用几层标签。
早期我用过四层，按年份、类型、来源、状态各分一层。用了一年多，越用越乱。原因很简单，很多条目的“类型”和“来源”是重合的。一张图可能同时是“翻拍件”和“林师傅存件”，分不清该放哪一层。最后变成每个条目都挂两个标签，标签系统形同虚设。
二月中旬我把标签砍到两层：一个按时间，一个按来源。时间层只分三段，1990 年以前、1990 到 2010、2010 以后。来源层按人分，谁交给我的就记谁。这样一来，每个条目最多两个标签，检索的时候反而快了。
说实话，我觉得绝大多数图库的标签系统都做复杂了。管理员总想预设所有可能的分类，结果预设的类目本身成了负担。我更愿意把标签做得粗糙一点，让检索回到“人记得什么”这个起点上。人记得的通常不是“类型”，而是“谁给的”和“哪一年”。
这个判断可能有人不同意。有人会说不精确。我承认，但精确的代价是没人愿意维护，维护不了的系统再精确也没用。
接下来的事
014 号袋重新封口前，我把两张图版按角标顺序放好，中间夹了一张纸条，写了核对日期和我的名字。这种纸条件在旧档案里很常见，我见过十几张，上面大多是缩写和日期，看不出是谁写的。至少以后有人翻到这个袋，能知道 2026 年 2 月有人核对过。
剩下的 9 处不一致，还有 2 处待处理。其中一处涉及一个 2003 年的来源，还需要再确认。这些事不急，档案本来就是个慢活。
如果你也在做类似的事，或者手上有对不上的编号、找不到的条目，可以看看下载49图库首页上的公开索引，也可以直接查49图免费资料里的收录取向。想做恢复的话，49图库资料中心恢复方法里有我写的步骤。新到的图版会更新在澳门49版图纸更新，通用资料库那边是免费管家婆资料库。慢慢看，不用急。